Le standard téléphonique classique, toute entreprise appartenant aux deux dernières décennies le connaît. Il a longtemps été la solution physique la plus utilisée par les entreprises. Avec un investissement important, elle se révélait complexe du fait de la multiplicité des intervenants. Pour résoudre toutes ces contraintes, les entreprises se tournent aujourd’hui vers le standard téléphonique virtuel. Un service virtuel installé hors des locaux de l’entreprise peut assurer toutes ces fonctions. Ci-dessous découvrez comment mettre en place ce nouveau standard téléphonique virtuel pour votre entreprise.
Les bonnes questions avant sa mise en place
Il s’agit ici des informations que vous aurez besoin de fournir lors de la création de votre standard téléphonique virtuel. D’abord, évaluez le nombre de communications simultanées dont vous aurez besoin. Ceci tient compte des appels entrants et sortants, et peut être évalué à 30 % (ou 50 %) du nombre de collaborateurs. Pensez au nombre de personnes qui ont besoin d’un téléphone ainsi qu’au profil des utilisateurs. Après avoir déterminé le nombre d’appareils fixes et mobiles dont vous aurez besoin, notez le nombre de numéros qu’il vous faudra. Enfin, définissez les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. La liste est longue et les fonctionnalités toutes différentes ; renseignez-vous pour prendre l’offre évolutive qui vous conviendra.
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Le rôle de l’agent virtuel
C’est l’essence même de cette solution évolutive. Ce robot intelligent encore appelé voicebot ou chatbot vocal devient votre standardiste. Il s’agit donc d’un logiciel doté d’intelligence artificielle. Il demande des ressources humaines dans son installation et sa programmation. Mais après, il répond lui-même aux réponses simples de vos clients, vous transférant uniquement les plus complexes. Il offre une disponibilité permanente et des fonctions étendues. C’est un très bon outil pour la collecte d’informations et la gestion statistique des appels. Plusieurs options vous sont proposées pour le choix de votre agent virtuel en ligne.
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